（一）函的含义和分类
函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。函的主向是平行，但有时也用于上行和下行，行文自由灵活，格式也比较灵活，语言平和，所反映的内容一般为一事一函。
函按照不同的标准，可以分成不同的种类。按应用范围分，有商洽函、答询函、请批函、告知函。按行文方向分，有发函、复函。按内容的轻重分，有公函与便函。
（二）函的格式
函的格式，一般包括标题、主送机关、正文和落款四部分。
1.标题
(1)由“发文机关+事由+文种”组成。如果是发函，标题上只需写明单位关于什么的函即可；如果是复函，标题上则要写明来函单位要求答复什么问题的复函，如《国务院关于同意××××的复函》。
正式的函，不管是发函还是复函，应标注发文字号。发文字号应按单位代号、年份、序号依次而写。
(2)由“事由+文种”组成。如《关于××××的函》。
(3)只用文种。即《函》。
2.主送机关
函的主送机关应写全称或规范化简称，顶格书写。复函的主送单位即为来函机关。可以是平行机关、下级机关，还可以是上级机关。
3.正文
函的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。
(1)开头
如是发函，开头简述发函的缘由和目的；如是复函，应以引述来函日期、函件名称或发文字号作起首语，“你局《关于××××的函》（××函〔××××〕××号）收悉”“你部××××年×月×日《关于××××的函》收悉”。
(2)主体
主体，是函的事项部分。如是发函，要写清楚商洽、询问或请示批准的主要事项；如是复函，要针对来函事项逐一郑重作答，答复时要求具体、明确，不能不置可否或答非所问。
(3)结尾
结尾是函的结语。结语要干净利落，或重申致函目的，或要求对方有所行动。常用的结语多种多样。发函告知对方的，多用“特此函告”、“专此函达”；去函要求对方回复的，可用“盼复”、“即请回复”、“请予支持，并盼复”、“请研究回复”、“以上意见，请予函复”、“希见复为盼”、“特此函达，请复”等；复函一般用“此复”、“专此函复”等。函的结语不宜像书信那样用“此致敬礼”之类的话。
4.落款
落款要标注发文单位和成文日期。发函的落款，写发文单位和成文日期，并加盖公章，复函写复函单位名称、日期并加盖公章。有的函还写明抄送单位名称。
（三）示例
中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函
××大学：
近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：
一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）
三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。
中国科学院××研究所
××××年×月×日
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