(一)纪要的含义、特点和分类
纪要是适用于记载会议主要情况和议定事项的公文。
纪要是会议基本情况的纪实，集中地反映了会议的精神实质，具有指导性、提要性特点。
纪要从形式上可以分为例行会议纪要、工作会议纪要、协调纪要；从性质上可以分为决议型会议纪要、情况型会议纪要和消息型会议纪要；从内容上可分为综合性会议纪要和专题性会议纪要。
(二)纪要的格式
纪要的格式包括标题、正文、成文日期三部分。
1.标题
(1)由“机关名称+会议名称+文种”组成。如《××市人民政府第×次办公会议纪要》，这一类标题的写法多为例行会议纪要常用的标题形式。
(2)由“会议名称+文种”组成。如《全国卫生工作会议纪要》。
(3)新闻式标题。新闻式标题即正、副标题。正标题反映会议的主要精神和内容，副标题反映会议名称和文种。如《探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第二次学术讨论会议纪要》。
其中，纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。
2.正文
纪要的正文，一般包括前言、主体和结尾三部分。
(1)前言
前言，也称为导语。这一部分概述会议的基本情况，主要交代会议的召开单位、时间、地点、参加人员及主要议程。有的还要交代召开会议的动因和目的，主要领导同志的活动情况及会议产生的意义和作用等。
(2)主体
这一部分讲述会议的主要内容，是纪要的核心，要求准确简明地写出会议讨论的问题及结果、会议决议的事项、今后工作的指导思想、工作步骤、采取的措施等。这一部分的写作方法有概述式、归纳式、发言摘要式等。
(3)结尾
结尾处有的提出希望和要求，发出号召，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会议提出的各项任务。有的则不写结尾，会议的主要内容叙述完了，全文也就自然结束。
3.成文日期
标注于正文末落款处，或者纪要的文头部分。
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